|
Capo I
Definizioni e ambito di applicazione |
artt.
1-5 |
Capo II
Documentazione amministrativa |
Sezione I - Documenti amministrativi e
atti pubblici |
artt.
6-7 |
Sezione II - Documento informatico |
artt.
8-13 |
Sezione III - Trasmissione di documenti |
artt.
14-17 |
Sezione IV - Copie autentiche,
autenticazione di sottoscrizioni |
artt.
18-21 |
Sezione V - Firma digitale |
artt.
22-29 |
Sezione VI - Legalizzazione di firme e
di fotografie |
artt.
30-34 |
Sezione VII - Documenti di
riconoscimento e di identità |
artt.
35-36 |
Sezione VIII - Regime fiscale |
art.
37 |
Capo III
Semplificazione della documentazione amministrativa |
Sezione I - Istanze e dichiarazioni da
presentare alla pubblica amministrazione |
artt.
38-39 |
Sezione II - Certificati |
artt.
40-42 |
Sezione III - Acquisizione diretta di
documenti |
artt.
43-44 |
Sezione IV - Esibizione di documento |
art.
45 |
Sezione V - Norme in materia di
dichiarazioni sostitutive |
artt.
46-49 |
Capo IV
Sistema di gestione informatica dei documenti |
Sezione I - Disposizioni sulla gestione
informatica dei documenti |
artt.
50-57 |
Sezione II - Accesso ai documenti e alle
informazioni del sistema |
artt.
58-60 |
Sezione III - Tenuta e conservazione del
sistema di gestione dei documenti |
artt.
61-63 |
Sezione IV - Sistema di gestione dei
flussi documentali |
artt.
64-66 |
Sezione V - Disposizioni sugli archivi |
artt.
67-69 |
Sezione VI - Attuazione ed aggiornamento
dei sistemi |
art.
70 |
Capo V - Controlli |
artt.
71-72 |
Capo VI - Sanzioni |
artt.
73-76 |
Capo VII - Disposizioni
finali |
artt.
77-78 |
Allegato
Tavola di corrispondenza dei riferimenti previgenti al testo unico delle
disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione
amministrativa |
IL PRESIDENTE
DELLA REPUBBLICA
(Visto...)
EMANA il seguente decreto:
DECRETO DEL PRESIDENTE
DELLA REPUBBLICA RECANTE IL TESTO UNICO DELLE DISPOSIZIONI LEGISLATIVE E
REGOLAMENTARI IN MATERIA DI DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
CAPO I
DEFINIZIONI E AMBITO DI APPLICAZIONE
Articolo 1 (R) - Definizioni
1. Ai fini del
presente testo unico si intende per:
a) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni
rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle
pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività
amministrativa. Le relative modalità di trasmissione sono quelle indicate al
capo II, sezione III del presente testo unico.
b) DOCUMENTO INFORMATICO la
rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
c) DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO ogni
documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo,
magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione italiana o di altri
Stati, che consente l’ identificazione personale del titolare.
d) DOCUMENTO D’IDENTITÀ la carta di
identità ed ogni altro documento munito di fotografia rilasciato, su supporto
cartaceo, magnetico o informatico, dall’amministrazione competente dello Stato
italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare l’identità
personale del suo titolare.
e) DOCUMENTO D’IDENTITÀ ELETTRONICO il
documento analogo alla carta d’identità elettronica rilasciato dal comune
fino al compimento del quindicesimo anno di età.
f) CERTIFICATO il documento rilasciato da
una amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione e
partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi,
elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di
funzioni pubbliche.
g) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI
CERTIFICAZIONE il documento, sottoscritto dall’interessato, prodotto in
sostituzione dei certificati di cui alla lettera f).
h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI
NOTORIETA’ il documento, sottoscritto dall’interessato, concernente stati,
qualità personali e fatti, che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle
forme previste dal presente testo unico.
i) AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE
l’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è
stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità della
persona che sottoscrive.
l) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA l’attestazione
ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti,
certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa.
m) LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA
l’attestazione, da parte di una pubblica amministrazione competente, che
un’immagine fotografica corrisponde alla persona dell’interessato.
n) FIRMA DIGITALE il risultato della
procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche
a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la
chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di
rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un
documento informatico o di un insieme di documenti informatici.
o) AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI le
amministrazioni e, nei rapporti con l’utenza, i gestori di pubblici servizi
che ricevono le dichiarazioni sostitutive di cui alle lettere g) e h) o
provvedono agli accertamenti d’ufficio ai sensi dell’art.43.
p) AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI le
amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei propri archivi
le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti
direttamente dalle amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43 e 71.
q) GESTIONE DEI DOCUMENTI l'insieme delle
attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione,
organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati
o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione
d'archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi
automatizzati.
r) SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI
DOCUMENTI l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di
comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni
per la gestione dei documenti.
s) SEGNATURA DI PROTOCOLLO l’apposizione
o l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e non
modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso.
Articolo 2 (L) - Oggetto
1. Le norme del
presente testo unico disciplinano la formazione, il rilascio, la tenuta e la
conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti da parte di
organi della pubblica amministrazione; disciplinano altresì la produzione di
atti e documenti agli organi della pubblica amministrazione nonché ai gestori
di pubblici servizi nei rapporti tra loro e in quelli con l’utenza, e ai
privati che vi consentono. Le norme concernenti i documenti informatici e la
firma digitale, contenute nel capo II, si applicano anche nei rapporti tra
privati come previsto dall’articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n.
59.
Articolo 3 (R) - Soggetti
1. Le
disposizioni del presente testo unico si applicano ai cittadini italiani e
dell’Unione europea, alle persone giuridiche, alle società di persone, alle
pubbliche amministrazioni e agli enti, alle associazioni e ai comitati aventi
sede legale in Italia o in uno dei Paesi dell’Unione europea. (R)
2. I cittadini di Stati non appartenenti
all’Unione regolarmente soggiornanti in Italia, possono utilizzare le
dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 limitatamente agli stati,
alle qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di
soggetti pubblici italiani, fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle
leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell’immigrazione e la
condizione dello straniero. (R)
3. Al di fuori dei casi previsti al comma 2, i
cittadini di Stati non appartenenti all’Unione autorizzati a soggiornare nel
territorio dello Stato possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui
agli articoli 46 e 47 nei casi in cui la produzione delle stesse avvenga in
applicazione di convenzioni internazionali fra l’Italia ed il Paese di
provenienza del dichiarante. (R)
4. Al di fuori dei casi di cui ai commi 2 e 3 gli
stati, le qualità personali e i fatti, sono documentati mediante certificati o
attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello Stato estero, corredati
di traduzione in lingua italiana autenticata dall’autorità consolare italiana
che ne attesta la conformità all’originale, dopo aver ammonito
l’interessato sulle conseguenze penali della produzione di atti o documenti
non veritieri.
Articolo 4 (R) - Impedimento alla
sottoscrizione e alla dichiarazione
1. La
dichiarazione di chi non sa o non può firmare è raccolta dal pubblico
ufficiale previo accertamento dell’identità del dichiarante. Il pubblico
ufficiale attesta che la dichiarazione è stata a lui resa dall’interessato in
presenza di un impedimento a sottoscrivere. (R)
2. La dichiarazione nell’interesse di chi si
trovi in una situazione di impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo
stato di salute, è sostituita dalla dichiarazione, contenente espressa
indicazione dell’esistenza di un impedimento, resa dal coniuge o, in sua
assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente in linea retta o
collaterale fino al terzo grado, al pubblico ufficiale, previo accertamento
dell’identità del dichiarante. (R)
3. Le disposizioni del presente articolo non si
applicano in materia di dichiarazioni fiscali. (R)
Articolo 5 (L) - Rappresentanza
legale
1. Se
l’interessato è soggetto alla potestà dei genitori, a tutela, o a curatela,
le dichiarazioni e i documenti previsti dal presente testo unico sono
sottoscritti rispettivamente dal genitore esercente la potestà, dal tutore, o
dall’interessato stesso con l’assistenza del curatore.
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CAPO II
DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
SEZIONE I
DOCUMENTI AMMINISTRATIVI E ATTI PUBBLICI
Articolo 6 (L-R) - Riproduzione e
conservazione di documenti
1. Le pubbliche
amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti,
i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli
altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la
loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo
idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. (L)
2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei
documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, sia ai fini amministrativi
che probatori, anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure
utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall’Autorità per
l’informatica nella pubblica amministrazione. (L)
3. I limiti e le modalità tecniche della
riproduzione e dell’autenticazione dei documenti di cui al comma 1, su
supporto fotografico o con altro mezzo tecnico idoneo a garantire la conformità
agli originali, sono stabiliti con decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri.
4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero
per i beni e le attività culturali sugli archivi delle amministrazioni
pubbliche e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, ai
sensi delle disposizioni del Capo II del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n.
490.
Articolo 7 (L) - Redazione e
stesura di atti pubblici
1. Le leggi, i
decreti, gli atti ricevuti dai notai, tutti gli altri atti pubblici, e le
certificazioni sono redatti, anche promiscuamente, con qualunque mezzo idoneo,
atto a garantirne la conservazione nel tempo.
2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti non
deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o
abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni, acronimi, ed espressioni in lingua
straniera, di uso comune.
Qualora risulti necessario apportare variazioni al testo, si provvede in modo
che la precedente stesura resti leggibile.
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SEZIONE II
DOCUMENTO INFORMATICO
Articolo 8 (R) - Documento
informatico
1. Il documento
informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la
trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli
effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente testo unico.
2. Le regole tecniche per la formazione, la
trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la
validazione, anche temporale, dei documenti informatici sono definite con
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sentiti l’Autorità per
l’informatica nella pubblica amministrazione e il Garante per la protezione
dei dati personali. Esse sono adeguate alle esigenze dettate dall'evoluzione
delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno biennale.
3. Con il medesimo decreto del Presidente del Consiglio
dei Ministri sono definite le misure tecniche, organizzative e gestionali volte
a garantire l'integrità, la disponibilità e la riservatezza delle informazioni
contenute nel documento informatico anche con riferimento all'eventuale uso di
chiavi biometriche di cui all’articolo 22, lettera e).
4. Restano ferme le disposizioni di legge sulla tutela
della riservatezza dei dati personali.
Articolo 9 (R) - Documenti
informatici delle pubbliche amministrazioni
1. Gli atti
formati con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici delle
pubbliche amministrazioni, costituiscono informazione primaria ed originale da
cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie
per gli usi consentiti dalla legge.
2. Nelle operazioni riguardanti le attività di
produzione, immissione, conservazione, riproduzione e trasmissione di dati,
documenti ed atti amministrativi con sistemi informatici e telematici, ivi
compresa l'emanazione degli atti con i medesimi sistemi, devono essere indicati
e resi facilmente individuabili sia i dati relativi alle amministrazioni
interessate sia il soggetto che ha effettuato l'operazione.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono a definire e
a rendere disponibili per via telematica moduli e formulari elettronici validi
ad ogni effetto di legge.
4. Le regole tecniche in materia di formazione e
conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni sono
definite dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione
d'intesa con l'amministrazione degli archivi di Stato e, per il materiale
classificato, con le Amministrazioni della difesa, dell’interno e delle
finanze, rispettivamente competenti.
Articolo 10 (R) - Forma ed
efficacia del documento informatico
1. Il documento
informatico sottoscritto con firma digitale, redatto in conformità alle regole
tecniche di cui all’articolo 8, comma 2 e per le pubbliche amministrazioni,
anche di quelle di cui all’articolo 9, comma 4, soddisfa il requisito legale
della forma scritta e ha efficacia probatoria ai sensi dell’articolo 2712 del
Codice civile.
2. Gli obblighi fiscali relativi ai documenti
informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti
secondo le modalità definite con decreto del Ministro delle finanze.
3. Il documento informatico, sottoscritto con firma
digitale ai sensi dell'articolo 23, ha efficacia di scrittura privata ai sensi
dell'articolo 2702 del codice civile.
4. Il documento informatico redatto in conformità alle
regole tecniche di cui all’articolo 8, comma 2 soddisfa l'obbligo previsto
dagli articoli 2214 e seguenti del codice civile e da ogni altra analoga
disposizione legislativa o regolamentare.
Articolo 11 (R) - Contratti
stipulati con strumenti informatici o per via telematica
1. I contratti
stipulati con strumenti informatici o per via telematica mediante l'uso della
firma digitale secondo le disposizioni del presente testo unico sono validi e
rilevanti a tutti gli effetti di legge.
2. Ai contratti indicati al comma 1 si applicano le
vigenti disposizioni in materia di contratti negoziati al di fuori dei locali
commerciali.
Articolo 12 (R) - Pagamenti
informatici
1. Il
trasferimento elettronico dei pagamenti tra privati, pubbliche amministrazioni e
tra queste e soggetti privati è effettuato secondo le regole tecniche definite
col decreto di cui all'articolo 8, comma 2.
Articolo 13 (R) - Libri e
scritture
1. I libri, i
repertori e le scritture, ivi compresi quelli previsti dalla legge
sull’ordinamento del notariato e degli archivi notarili di cui sia
obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti
informatici in conformità alle disposizioni del presente testo unico e secondo
le regole tecniche definite col decreto di cui all'articolo 8, comma 2.
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SEZIONE III
TRASMISSIONE DI DOCUMENTI
Articolo 14 (R) - Trasmissione
del documento informatico
1. Il documento
informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al
destinatario, se trasmesso all'indirizzo elettronico da questi dichiarato.
2. La data e l'ora di formazione, di trasmissione o di
ricezione di un documento informatico, redatto in conformità alle disposizioni
del presente testo unico e alle regole tecniche di cui agli articoli 8, comma 2
e 9, comma 4, sono opponibili ai terzi.
3. La trasmissione del documento informatico per via
telematica, con modalità che assicurino l'avvenuta consegna, equivale alla
notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.
Articolo 15 (L) - Trasmissione
dall'estero di atti agli uffici di stato civile
1. In materia di
trasmissione di atti o copie di atti di stato civile o di dati concernenti la
cittadinanza da parte delle rappresentanze diplomatiche e consolari italiane, si
osservano le disposizioni speciali sulle funzioni e sui poteri consolari.
Articolo 16 (R) - Riservatezza
dei dati personali contenuti nei documenti trasmessi
1. Al fine di
tutelare la riservatezza dei dati personali di cui agli articoli 22 e 24 della
legge 31 dicembre 1996, n.675, i certificati ed i documenti trasmessi ad altre
pubbliche amministrazioni possono contenere soltanto le informazioni relative a
stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento e
strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali
vengono acquisite.
2. Ai fini della dichiarazione di nascita il
certificato di assistenza al parto è sempre sostituito da una semplice
attestazione contenente i soli dati richiesti nei registri di nascita.
3. Ai fini statistici, i direttori sanitari inviano
copia del certificato di assistenza al parto, privo di elementi identificativi
diretti delle persone interessate, ai competenti enti ed uffici del Sistema
statistico nazionale, secondo modalità preventivamente concordate. L'Istituto
nazionale di statistica, sentiti il Ministero della sanità e il Garante per la
protezione dei dati personali, determina nuove modalità tecniche e procedure
per la rilevazione dei dati statistici di base relativi agli eventi di nascita e
per l'acquisizione dei dati relativi ai nati affetti da malformazioni e ai nati
morti nel rispetto dei princìpi contenuti nelle disposizioni di legge sulla
tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 17 (R) - Segretezza
della corrispondenza trasmessa per via telematica
1. Gli addetti
alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti
formati con strumenti informatici non possono prendere cognizione della
corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a
qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o per estratto
sull'esistenza o sul contenuto di corrispondenza, comunicazioni o messaggi
trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni per loro
natura o per espressa indicazione del mittente destinate ad essere rese
pubbliche.
2. Agli effetti del presente testo unico, gli atti, i
dati e i documenti trasmessi per via telematica si considerano, nei confronti
del gestore del sistema di trasporto delle informazioni, di proprietà del
mittente sino a che non sia avvenuta la consegna al destinatario.
[ inizio indice ]
SEZIONE IV
COPIE AUTENTICHE, AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONI
Articolo 18 (L-R) - Copie
autentiche
1. Le copie
autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con
qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura
dell'atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte in luogo degli
originali. (L)
2. L'autenticazione delle copie può essere fatta
dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato
l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio,
cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.
Essa consiste nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine
della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì
indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il
proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma
per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento consta
di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun
foglio intermedio. Per le copie di atti e documenti informatici si applicano le
disposizioni contenute nell’articolo 20. (L)
3. Nei casi in cui l'interessato debba presentare
alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di un
documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del
procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la
documentazione, su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello
stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può
essere utilizzata solo nel procedimento in corso. (R)
Articolo 19 (R) - Modalità
alternative all’autenticazione di copie
1. La
dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà di cui all’articolo 47 può
riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o
rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero
la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale. Tale
dichiarazione può altresì riguardare la conformità all’originale della
copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai
privati.
Articolo 20 (R) - Copie di atti e
documenti informatici
1. I duplicati,
le copie, gli estratti del documento informatico, anche se riprodotti su diversi
tipi di supporto, sono validi a tutti gli effetti di legge se conformi alle
disposizioni del presente testo unico.
2. I documenti informatici contenenti copia o
riproduzione di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi
gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o rilasciati dai
depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia,
ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o
associata la firma digitale di colui che li spedisce o rilascia, secondo le
disposizioni del presente testo unico.
3. Le copie su supporto informatico di documenti,
formati in origine su supporto cartaceo o, comunque, non informatico,
sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte se la
loro conformità all'originale è autenticata da un notaio o da altro pubblico
ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento
informatico e asseverata secondo le regole tecniche di cui all’articolo 8,
comma 2.
4. La spedizione o il rilascio di copie di atti e
documenti di cui al comma 2 esonera dalla produzione e dalla esibizione
dell'originale formato su supporto cartaceo quando richieste ad ogni effetto di
legge.
5. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di
documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti
gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure
utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate nell’articolo 8, comma
2.
Articolo 21 (R) - Autenticazione
delle sottoscrizioni
1.
L’autenticità della sottoscrizione di qualsiasi istanza o dichiarazione
sostitutiva di atto di notorietà da produrre agli organi della pubblica
amministrazione, nonché ai gestori di servizi pubblici è garantita con le
modalità di cui all’art. 38, comma 2 e comma 3. (R)
2. Se l’istanza o la dichiarazione sostitutiva di
atto di notorietà è presentata a soggetti diversi da quelli indicati al comma
1 o a questi ultimi al fine della riscossione da parte di terzi di benefici
economici, l’autenticazione è redatta da un notaio, cancelliere, segretario
comunale, dal dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente
incaricato dal Sindaco; in tale ultimo caso, l’autenticazione è redatta di
seguito alla sottoscrizione e il pubblico ufficiale, che autentica, attesta che
la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento
dell’identità del dichiarante, indicando le modalità di identificazione, la
data ed il luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica
rivestita, nonché apponendo la propria firma e il timbro dell’ufficio. (R)
[ inizio indice ]
SEZIONE V
FIRMA DIGITALE
Articolo 22 (R) - Definizioni
1. Ai fini del
presente Testo unico si intende:
a) per sistema di validazione, il sistema
informatico e crittografico in grado di generare ed apporre la firma digitale o
di verificarne la validità;
b) per chiavi asimmetriche, la coppia di chiavi
crittografiche, una privata ed una pubblica, correlate tra loro, da utilizzarsi
nell'ambito dei sistemi di validazione o di cifratura di documenti informatici;
c) per chiave privata, l'elemento della coppia di
chiavi asimmetriche, destinato ad essere conosciuto soltanto dal soggetto
titolare, mediante il quale si appone la firma digitale sul documento
informatico o si decifra il documento informatico in precedenza cifrato mediante
la corrispondente chiave pubblica;
d) per chiave pubblica, l'elemento della coppia
di chiavi asimmetriche destinato ad essere reso pubblico, con il quale si
verifica la firma digitale apposta sul documento informatico dal titolare delle
chiavi asimmetriche o si cifrano i documenti informatici da trasmettere al
titolare delle predette chiavi;
e) per chiave biometrica, la sequenza di codici
informatici utilizzati nell’ambito di meccanismi di sicurezza che impiegano
metodi di verifica dell’identità personale basati su specifiche
caratteristiche fisiche dell’utente;
f) per certificazione, il risultato della
procedura informatica, applicata alla chiave pubblica e rilevabile dai sistemi
di validazione, mediante la quale si garantisce la corrispondenza biunivoca tra
chiave pubblica e soggetto titolare cui essa appartiene, si identifica
quest'ultimo e si attesta il periodo di validità della predetta chiave ed il
termine di scadenza del relativo certificato, in ogni caso non superiore a tre
anni;
g) per validazione temporale, il risultato della
procedura informatica, con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti
informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi;
h) per indirizzo elettronico, l'identificatore di
una risorsa fisica o logica in grado di ricevere e registrare documenti
informatici;
i) per certificatore, il soggetto pubblico o
privato che effettua la certificazione, rilascia il certificato della chiave
pubblica, lo pubblica unitamente a quest'ultima, pubblica ed aggiorna gli
elenchi dei certificati sospesi e revocati;
l) per revoca del certificato, l’operazione con
cui il certificatore annulla la validità del certificato da un dato momento,
non retrottivo, in poi;
m) per sospensione del certificato, l'operazione
con cui il certificatore sospende la validità del certificato per un
determinato periodo di tempo;
n) per validità del certificato, l'efficacia, e
l'opponibilità al titolare della chiave pubblica, dei dati in esso contenuti;
o) per regole tecniche, le specifiche di
carattere tecnico, ivi compresa ogni disposizione che ad esse si applichi.
Articolo 23 (R) - Firma digitale
1. A ciascun
documento informatico, o a un gruppo di documenti informatici, nonché al
duplicato o copia di essi, può essere apposta, o associata con separata
evidenza informatica, una firma digitale.
2. L'apposizione o l'associazione della firma digitale
al documento informatico equivale alla sottoscrizione prevista per gli atti e
documenti in forma scritta su supporto cartaceo.
3. La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca
ad un solo soggetto ed al documento o all'insieme di documenti cui è apposta o
associata.
4. Per la generazione della firma digitale deve
adoperarsi una chiave privata la cui corrispondente chiave pubblica non risulti
scaduta di validità ovvero non risulti revocata o sospesa ad opera del soggetto
pubblico o privato che l'ha certificata.
5. L'uso della firma apposta o associata mediante una
chiave revocata, scaduta o sospesa equivale a mancata sottoscrizione. La revoca
o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della
pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non
dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate.
6. L'apposizione di firma digitale integra e
sostituisce, ad ogni fine previsto dalla normativa vigente, l'apposizione di
sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere.
7. Attraverso la firma digitale devono potersi rilevare
nei modi e con le tecniche definiti con il decreto di cui all’articolo 8,
comma 2, gli elementi identificativi del soggetto titolare della firma, del
soggetto che l'ha certificata e del registro su cui essa è pubblicata per la
consultazione.
Articolo 24 (R) - Firma digitale
autenticata
1. Si ha per
riconosciuta, ai sensi dell'articolo 2703 del codice civile, la firma digitale,
la cui apposizione è autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale
autorizzato.
2. L'autenticazione della firma digitale consiste
nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma digitale è
stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua
identità personale, della validità della chiave utilizzata e del fatto che il
documento sottoscritto risponde alla volontà della parte e non è in contrasto
con l’ordinamento giuridico ai sensi dell’articolo 28, primo comma, n.1
della legge 6 febbraio 1913, n.89.
3. L'apposizione della firma digitale da parte del
pubblico ufficiale integra e sostituisce ad ogni fine di legge la apposizione di
sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque previsti.
4. Se al documento informatico autenticato deve essere
allegato altro documento formato in originale su altro tipo di supporto, il
pubblico ufficiale può allegare copia informatica autenticata dell'originale,
secondo le disposizioni dell'articolo 20, comma 3.
5. Ai fini e per gli effetti della presentazione di
istanze agli organi della pubblica amministrazione si considera apposta in
presenza del dipendente addetto la firma digitale inserita nel documento
informatico presentato o depositato presso pubbliche amministrazioni.
6. La presentazione o il deposito di un documento per
via telematica o su supporto informatico ad una pubblica amministrazione sono
validi a tutti gli effetti di legge se vi sono apposte la firma digitale e la
validazione temporale a norma del presente testo unico.
Articolo 25 (R) - Firma di
documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
1. In tutti i
documenti informatici delle pubbliche amministrazioni la firma autografa o la
firma, comunque prevista, è sostituita dalla firma digitale, in conformità
alle norme del presente testo unico.
2. L'uso della firma digitale integra e sostituisce ad
ogni fine di legge l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e
marchi comunque previsti.
Articolo 26 (R) - Deposito della
chiave privata
1. Il titolare
della coppia di chiavi asimmetriche può ottenere il deposito in forma segreta
della chiave privata presso un notaio o altro pubblico depositario autorizzato.
2. La chiave privata di cui si richiede il deposito può
essere registrata su qualsiasi tipo di supporto idoneo a cura del depositante e
deve essere consegnata racchiusa in un involucro sigillato in modo che le
informazioni non possano essere lette, conosciute od estratte senza rotture od
alterazioni.
3. Le modalità del deposito sono regolate dalle
disposizioni dell'articolo 605 del codice civile, in quanto applicabili.
Articolo 27 (R) - Certificazione
delle chiavi
1. Chiunque
intenda utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche di cifratura con gli
effetti di cui all'articolo 8, comma 1 deve munirsi di una idonea coppia di
chiavi e rendere pubblica una di esse mediante la procedura di certificazione.
2. Le chiavi pubbliche di cifratura sono custodite per
un periodo non inferiore a dieci anni a cura del certificatore e, dal momento
iniziale della loro valutabilità, sono consultabili in forma telematica.
3. Salvo quanto previsto dall'articolo 29, le attività
di certificazione sono effettuate da certificatori inclusi, sulla base di una
dichiarazione anteriore all'inizio dell'attività, in apposito elenco pubblico,
consultabile in via telematica, predisposto tenuto e aggiornato a cura
dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione, e dotati dei
seguenti requisiti, specificati con il decreto di cui all’articolo 8, comma 2:
a) forma di società per azioni e capitale
sociale non inferiore a quello necessario ai fini dell'autorizzazione
all'attività bancaria, se soggetti privati;
b) possesso da parte dei rappresentanti legali e
dei soggetti preposti all'amministrazione, dei requisiti di onorabilità
richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e
controllo presso banche;
c) affidamento che, per competenza ed esperienza,
i responsabili tecnici del certificatore e il personale addetto all'attività di
certificazione siano in grado di rispettare le norme del presente regolamento e
le regole tecniche di cui all’articolo 8, comma 2;
d) qualità dei processi informatici e dei
relativi prodotti, sulla base di standard riconosciuti a livello internazionale.
4. La procedura di certificazione di cui al comma 1 può
essere svolta anche da un certificatore operante sulla base di licenza o
autorizzazione rilasciata da altro Stato membro dell'Unione europea o dello
Spazio economico europeo, sulla base di equivalenti requisiti.
Articolo 28 (R) - Obblighi
dell'utente e del certificatore
1. Chiunque
intenda utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche o della firma digitale, è
tenuto ad adottare tutte le misure organizzative e tecniche idonee ad evitare
danno ad altri.
2. Il certificatore è tenuto a:
a) identificare con certezza la persona che fa
richiesta della certificazione;
b) rilasciare e rendere pubblico il certificato
avente le caratteristiche fissate con il decreto di cui all’articolo 8, comma
2;
c) specificare, su richiesta dell'istante, e con
il consenso del terzo interessato, la sussistenza dei poteri di rappresentanza o
di altri titoli relativi all'attività professionale o a cariche rivestite;
d) attenersi alle regole tecniche di cui
all’articolo 8, comma 2;
e) informare i richiedenti, in modo compiuto e
chiaro, sulla procedura di certificazione e sui necessari requisiti tecnici per
accedervi;
f) attenersi alle misure minime di sicurezza per
il trattamento dei dati personali,emanate ai sensi dell’articolo 15, comma 2
della legge 31 dicembre 1996, n. 675;
g) non rendersi depositario di chiavi private;
h) procedere tempestivamente alla revoca od alla
sospensione del certificato in caso di richiesta da parte del titolare o del
terzo dal quale derivino i poteri di quest'ultimo, di perdita del possesso della
chiave, di provvedimento dell'autorità, di acquisizione della conoscenza di
cause limitative della capacità del titolare, di sospetti abusi o
falsificazioni;
i) dare immediata pubblicazione della revoca e
della sospensione della coppia di chiavi asimmetriche;
l) dare immediata comunicazione all'Autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione ed agli utenti, con un preavviso di
almeno sei mesi, della cessazione dell'attività e della conseguente rilevazione
della documentazione da parte di altro certificatore o del suo annullamento.
Articolo 29 (R) - Chiavi di
cifratura della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche
amministrazioni provvedono autonomamente, con riferimento al proprio
ordinamento, alla generazione, alla conservazione, alla certificazione ed
all'utilizzo delle chiavi pubbliche di competenza.
2. Con il decreto di cui all'articolo 8 sono
disciplinate le modalità di formazione, di pubblicità, di conservazione,
certificazione e di utilizzo delle chiavi pubbliche delle pubbliche
amministrazioni.
3. Le chiavi pubbliche dei pubblici ufficiali non
appartenenti alla pubblica amministrazione sono certificate e pubblicate
autonomamente in conformità alle leggi ed ai regolamenti che definiscono l'uso
delle firme autografe nell'ambito dei rispettivi ordinamenti giuridici.
4. Le chiavi pubbliche di ordini ed albi professionali
legalmente riconosciuti e dei loro legali rappresentanti sono certificate e
pubblicate a cura del Ministro di grazia e giustizia o suoi delegati.
[ inizio indice ]
SEZIONE VI
LEGALIZZAZIONE DI FIRME E DI FOTOGRAFIE
Articolo 30 (L) - Modalità per
la legalizzazione di firme
1. Nelle
legalizzazioni devono essere indicati il nome e il cognome di colui la cui firma
si legalizza. Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data e il
luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita,
nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Articolo 31 (L) - Atti non
soggetti a legalizzazione
1. Salvo quanto
previsto negli articoli 32 e 33, non sono soggette a legalizzazione le firme
apposte da pubblici funzionari o pubblici ufficiali su atti, certificati, copie
ed estratti dai medesimi rilasciati. Il funzionario o pubblico ufficiale deve
indicare la data e il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la
qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro
dell'ufficio.
Articolo 32 (L) - Legalizzazione
di firme di capi di scuole parificate o legalmente riconosciute
1. Le firme dei
capi delle scuole parificate o legalmente riconosciute sui diplomi originali o
sui certificati di studio da prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia
in cui ha sede la scuola sono legalizzate dal provveditore agli studi.
Articolo 33 (L) - Legalizzazione
di firme di atti da e per l'estero
1. Le firme
sugli atti e documenti formati nello Stato e da valere all'estero davanti ad
autorità estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate a cura dei
competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente, o di altri
organi e autorità delegati dallo stesso.
2. Le firme sugli atti e documenti formati all'estero
da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle
rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero. Le firme apposte su
atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o
consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a
legalizzazione. Si osserva l'articolo 31.
3. Agli atti e documenti indicati nel comma precedente,
redatti in lingua straniera, deve essere allegata una traduzione in lingua
italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza
diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale.
4. Le firme sugli atti e documenti formati nello Stato
e da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica o
consolare estera residente nello Stato, sono legalizzate a cura delle
prefetture.
5. Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della
legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi
internazionali.
Articolo 34 (L) - Legalizzazione
di fotografie
1. Le
amministrazioni competenti per il rilascio di documenti personali sono tenute a
legalizzare le prescritte fotografie presentate personalmente
dall’interessato. Su richiesta di quest’ultimo le fotografie possono essere,
altresì, legalizzate dal dipendente incaricato dal Sindaco.
2. La legalizzazione delle fotografie prescritte per il
rilascio dei documenti personali non è soggetta all’obbligo del pagamento
dell’imposta di bollo.
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SEZIONE VII
DOCUMENTI DI RICONOSCIMENTO E DI IDENTITA’
Articolo 35 (L -R) - Documenti di
identità e di riconoscimento
1. In tutti i
casi in cui nel presente testo unico viene richiesto un documento di identità,
esso può sempre essere sostituito dal documento di riconoscimento equipollente
ai sensi del comma 2. (R)
2. Sono equipollenti alla carta di identità il
passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il
patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, il porto
d’armi, le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro
o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un’amministrazione dello
Stato.(R)
3. Nei documenti d’identità e di riconoscimento
non è necessaria l’indicazione o l’attestazione dello stato civile, salvo
specifica istanza del richiedente. (L)
Articolo 36 (L) - Carta
d’identità e documenti elettronici
1. Le
caratteristiche e le modalità per il rilascio della carta d’identità
elettronica e del documento d’identità elettronico sono definite con decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri su proposta del Ministro dell'interno,
di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sentito il Garante per la
protezione dei dati personali.
2. La carta d’identità elettronica e l’analogo
documento, rilasciato a seguito della denuncia di nascita e prima del compimento
del quindicesimo anno, devono contenere:
a) i dati identificativi della persona;
b) il codice fiscale;
3. La carta d’identità e il documento elettronico
possono contenere:
a) l’indicazione del gruppo sanguigno;
b) le opzioni di carattere sanitario previste
dalla legge;
c) i dati biometrici indicati col decreto di cui
al comma 1, con esclusione, in ogni caso, del DNA;
d) tutti gli altri dati utili al fine di
razionalizzare e semplificare l’azione amministrativa e i servizi resi al
cittadino, anche per mezzo dei portali, nel rispetto della normativa in materia
di riservatezza;
e) le procedure informatiche e le informazioni
che possono o debbono essere conosciute dalla pubblica amministrazione e da
altri soggetti ivi compresa la chiave biometrica, occorrenti per la firma
digitale.
4. La carta d’identità elettronica può altresì
essere utilizzata per il trasferimento elettronico dei pagamenti tra soggetti
privati e pubbliche amministrazioni.
5. Con decreto del Ministro dell’interno, sentiti
l’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione, il Garante per
la protezione dei dati personali e la Conferenza Stato-città ed autonomie
locali, sono dettate le regole tecniche e di sicurezza relative alle tecnologie
e ai materiali utilizzati per la produzione delle carte di identità e dei
documenti di riconoscimento di cui al presente articolo. Le predette regole sono
adeguate con cadenza almeno biennale in relazione alle esigenze dettate
dall’evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche.
6. Nel rispetto della disciplina generale fissata dai
decreti di cui al presente articolo e delle vigenti disposizioni in materia di
protezione dei dati personali, le pubbliche amministrazioni, nell’ambito dei
rispettivi ordinamenti, possono sperimentare modalità di utilizzazione dei
documenti di cui al presente articolo per l’erogazione di ulteriori servizi o
utilità.
7. La carta di identità, ancorché su supporto
cartaceo, può essere rinnovata a decorrere dal centottantesimo giorno
precedente la scadenza.
SEZIONE VIII
REGIME FISCALE
Articolo 37(L) - Esenzioni
fiscali
1. Le
dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 sono esenti
dall’imposta di bollo.
2. L'imposta di bollo non è dovuta quando per le leggi
vigenti sia esente da bollo l'atto sostituito ovvero quello nel quale è apposta
la firma da legalizzare.
[ inizio indice
]
CAPO III
SEMPLIFICAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
SEZIONE I
ISTANZE E DICHIARAZIONI DA PRESENTARE ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Articolo 38 (L-R) - Modalità di
invio e sottoscrizione delle istanze
1. Tutte le
istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai
gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e
via telematica. (L)
2. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via
telematica sono valide se sottoscritte mediante la firma digitale o quando il
sottoscrittore è identificato dal sistema informatico con l’uso della carta
di identità elettronica. (R)
3. Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di
atto di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai
gestori o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall’interessato in
presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a
copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del
sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. Le
istanze e la copia fotostatica del documento di identità possono essere inviate
per via telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici,
detta facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui
all’articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n.59. (L)
Articolo 39 (L) - Domande per la
partecipazione a concorsi pubblici
1. La
sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per l'assunzione,
a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per
il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è soggetta ad
autenticazione.
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SEZIONE II
CERTIFICATI
Articolo 40 (L) - Certificazioni
contestuali
1. Le
certificazioni da rilasciarsi da uno stesso ufficio in ordine a stati, qualità
personali e fatti, concernenti la stessa persona, nell’ambito del medesimo
procedimento, sono contenute in un unico documento.
Articolo 41 (L) - Validità dei
certificati
1. I certificati
rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati, qualità personali
e fatti non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata. Le restanti
certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio se
disposizioni di legge o regolamentari non prevedono una validità superiore.
2. I certificati anagrafici, le certificazioni dello
stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile sono
ammessi dalle pubbliche amministrazioni nonché dai gestori o esercenti di
pubblici servizi anche oltre i termini di validità nel caso in cui
l'interessato dichiari, in fondo al documento, che le informazioni contenute nel
certificato stesso non hanno subìto variazioni dalla data di rilascio. Il
procedimento per il quale gli atti certificativi sono richiesti deve avere
comunque corso, una volta acquisita la dichiarazione dell'interessato. Resta
ferma la facoltà di verificare la veridicità e la autenticità delle
attestazioni prodotte. In caso di falsa dichiarazione si applicano le
disposizioni di cui all'articolo 76.
Articolo 42 (R) - Certificati di
abilitazione
1. Tutti i
titoli di abilitazione rilasciati al termine di corsi di formazione o di
procedimenti autorizzatori all’esercizio di determinate attività, ancorché
definiti "certificato", sono denominati rispettivamente
"diploma" o "patentino".
[ inizio indice ]
SEZIONE III
ACQUISIZIONE DIRETTA DI DOCUMENTI
Articolo 43 (L-R) - Accertamenti
d'ufficio
1. Le
amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono richiedere
atti o certificati concernenti stati, qualità personali e fatti che risultino
elencati all’art. 46, che siano attestati in documenti già in loro possesso o
che comunque esse stesse siano tenute a certificare. In luogo di tali atti o
certificati i soggetti indicati nel presente comma sono tenuti ad acquisire
d’ufficio le relative informazioni, previa indicazione, da parte
dell’interessato, dell’amministrazione competente e degli elementi
indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti,
ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall’interessato. (R)
2. Fermo restando il divieto di accesso a dati
diversi da quelli di cui è necessario acquisire la certezza o verificare
l’esattezza, si considera operata per finalità di rilevante interesse
pubblico, ai fini di quanto previsto dal decreto legislativo 11 maggio 1999, n.
135, la consultazione diretta, da parte di una pubblica amministrazione o di un
gestore di pubblico servizio, degli archivi dell’amministrazione certificante,
finalizzata all’accertamento d’ufficio di stati, qualità e fatti ovvero al
controllo sulle dichiarazioni sostitutive presentate dai cittadini. Per
l’accesso diretto ai propri archivi l’amministrazione certificante rilascia
all’amministrazione procedente apposita autorizzazione in cui vengono indicati
i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati
personali ai sensi della normativa vigente.(L)
3. Quando l’amministrazione procedente opera
l’acquisizione d’ufficio ai sensi del precedente comma, può procedere anche
per fax e via telematica. (R)
4. Al fine di agevolare l’acquisizione
d’ufficio di informazioni e dati relativi a stati, qualità personali e fatti,
contenuti in albi, elenchi o pubblici registri, le amministrazioni certificanti
sono tenute a consentire alle amministrazioni procedenti, senza oneri, la
consultazione per via telematica dei loro archivi informatici, nel rispetto
della riservatezza dei dati personali. (R)
5. In tutti i casi in cui l’amministrazione
procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità
personali e fatti presso l’amministrazione competente per la loro
certificazione, il rilascio e l’acquisizione del certificato non sono
necessari e le suddette informazioni sono acquisite, senza oneri, con qualunque
mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza. (R)
6. I documenti trasmessi da chiunque ad una
pubblica amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico
idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della
forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del
documento originale. (R)
Articolo 44 (R) - Acquisizione di
estratti degli atti dello stato civile
1. Gli estratti
degli atti di stato civile sono richiesti esclusivamente per i procedimenti che
riguardano il cambiamento di stato civile e, ove formati o tenuti dagli uffici
dello stato civile in Italia o dalle autorità consolari italiane all’estero,
vengono acquisiti d'ufficio.
2. Al di fuori delle ipotesi di cui al comma l le
amministrazioni possono provvedere all'acquisizione d'ufficio degli estratti
solo quando ciò sia indispensabile.
[ inizio indice ]
SEZIONE IV
ESIBIZIONE DI DOCUMENTO
Articolo 45 (L-R) -
Documentazione mediante esibizione
1. I dati
relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, la cittadinanza, lo stato
civile e la residenza attestati in documenti di identità o di riconoscimento in
corso di validità, possono essere comprovati mediante esibizione dei documenti
medesimi. È fatto divieto alle amministrazioni pubbliche ed ai gestori o
esercenti di pubblici servizi, nel caso in cui all'atto della presentazione
dell'istanza sia richiesta l'esibizione di un documento di identità o di
riconoscimento, di richiedere certificati attestanti stati o fatti contenuti nel
documento esibito. È, comunque, fatta salva per le amministrazioni pubbliche ed
i gestori e gli esercenti di pubblici servizi la facoltà di verificare, nel
corso del procedimento, la veridicità e l’autenticità dei dati contenuti nel
documento di identità o di riconoscimento. (L)
2. Nei casi in cui l'amministrazione procedente
acquisisce informazioni relative a stati, qualità personali e fatti attraverso
l'esibizione da parte dell'interessato di un documento di identità o di
riconoscimento in corso di validità, la registrazione dei dati avviene
attraverso l'acquisizione della copia fotostatica non autenticata del documento
stesso.(R)
3. Qualora l’interessato sia in possesso di un
documento di identità o di riconoscimento non in corso di validità, gli stati,
le qualità personali e i fatti in esso contenuti possono essere comprovati
mediante esibizione dello stesso, purché l’interessato dichiari, in calce
alla fotocopia del documento, che i dati contenuti nel documento non hanno
subito variazioni dalla data del rilascio. (R)
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SEZIONE V
NORME IN MATERIA DI DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE
Articolo 46 (R) - Dichiarazioni
sostitutive di certificazioni
1. Sono
comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza, sottoscritte
dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni i
seguenti stati, qualità personali e fatti:
a) data e il luogo di nascita;
b) residenza;
c) cittadinanza;
d) godimento dei diritti civili e politici;
e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato
libero;
f) stato di famiglia;
g) esistenza in vita;
h) nascita del figlio, decesso del coniuge,
dell'ascendente o discendente;
i) iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti
da pubbliche amministrazioni;
l) appartenenza a ordini professionali;
m) titolo di studio, esami sostenuti;
n) qualifica professionale posseduta, titolo di
specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di
qualificazione tecnica;
o) situazione reddituale o economica anche ai
fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi
speciali;
p) assolvimento di specifici obblighi
contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
q) possesso e numero del codice fiscale, della
partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
r) stato di disoccupazione;
s) qualità di pensionato e categoria di
pensione;
t) qualità di studente;
u) qualità di legale rappresentante di persone
fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
v) iscrizione presso associazioni o formazioni
sociali di qualsiasi tipo;
z) tutte le situazioni relative all'adempimento
degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare
dello stato di servizio;
aa) di non aver riportato condanne penali e di
non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di
misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi
iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a
procedimenti penali;
cc) qualità di vivenza a carico;
dd) tutti i dati a diretta conoscenza
dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
ee) di non trovarsi in stato di liquidazione o di
fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.(R)
Articolo 47 (R) - Dichiarazioni
sostitutive dell’atto di notorietà
1. L'atto di
notorietà concernente stati, qualità personali o fatti che siano a diretta
conoscenza dell'interessato è sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta
dal medesimo con la osservanza delle modalità di cui all’articolo 38. (R)
2. La dichiarazione resa nell’interesse proprio
del dichiarante può riguardare anche stati, qualità personali e fatti relativi
ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza. (R)
3. Fatte salve le eccezioni espressamente previste
per legge, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari di
pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità personali e i fatti non
espressamente indicati nell'articolo 46 sono comprovati dall'interessato
mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. (R) 4. Salvo
il caso in cui la legge preveda espressamente che la denuncia all’Autorità di
Polizia Giudiziaria è presupposto necessario per attivare il procedimento
amministrativo di rilascio del duplicato di documenti di riconoscimento o
comunque attestanti stati e qualità personali dell’interessato, lo
smarrimento dei documenti medesimi è comprovato da chi ne richiede il duplicato
mediante dichiarazione sostitutiva. (R)
Articolo 48 (R) - Disposizioni
generali in materia di dichiarazioni sostitutive
1. Le
dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti che
sostituiscono.
2. Le singole amministrazioni predispongono i moduli
necessari per la redazione delle dichiarazioni sostitutive, che gli interessati
hanno facoltà di utilizzare. Nei moduli per la presentazione delle
dichiarazioni sostitutive le amministrazioni inseriscono il richiamo alle
sanzioni penali previste dall'articolo 76, per le ipotesi di falsità in atti e
dichiarazioni mendaci ivi indicate. Il modulo contiene anche l'informativa di
cui all'articolo 10 della legge 31 dicembre 1996, n. 675.
3. In tutti i casi in cui sono ammesse le dichiarazioni
sostitutive, le singole amministrazioni inseriscono la relativa formula nei
moduli per le istanze.
Articolo 49 (R) - Limiti di
utilizzo delle misure di semplificazione
1. I certificati
medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o
brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse
disposizioni della normativa di settore.
2. Tutti i certificati medici e sanitari richiesti
dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di attività
sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di
idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal
medico di base con validità per l'intero anno scolastico.
[ inizio indice ]
CAPO IV
SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
SEZIONE I
DISPOSIZIONI SULLA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Articolo 50 (R) - Attuazione dei
sistemi
1. Le pubbliche
amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi
informativi automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo
informatico in attuazione delle disposizioni del presente testo unico.
2. Le pubbliche amministrazioni predispongono appositi
progetti esecutivi per la sostituzione dei registri di protocollo cartacei con
sistemi informatici conformi alle disposizioni del presente testo unico.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1°
gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati
finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti
amministrativi in conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle
disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonché
dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi
regolamenti di attuazione.
4. Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del
proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o
coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando
criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione
interna tra le aree stesse.
5. Le amministrazioni centrali dello Stato provvedono
alla gestione informatica dei documenti presso gli uffici di registrazione di
protocollo già esistenti alla data di entrata in vigore del presente testo
unico presso le direzioni generali e le grandi ripartizioni che a queste
corrispondono, i dipartimenti, gli uffici centrali di bilancio, le segreterie di
gabinetto.
Articolo 51(R) - Sviluppo dei sistemi
informativi delle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche
amministrazioni adottano un piano di sviluppo dei sistemi informativi
automatizzati in attuazione delle disposizioni del presente testo unico e
secondo le norme tecniche definite dall'Autorità per l'informatica della
pubblica amministrazione.
2. Le pubbliche amministrazioni provvedono a realizzare
o revisionare sistemi informativi finalizzati alla totale automazione delle fasi
di produzione, gestione, diffusione ed utilizzazione dei propri dati, documenti,
procedimenti ed atti in conformità alle disposizioni del presente testo unico
ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati
personali.
3. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di
rapporto tra costi e benefìci il recupero su supporto informatico dei documenti
e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e
provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli
archivi cartacei con archivi informatici.
Articolo 52 (R) - Il sistema di gestione
informatica dei documenti
1. Il sistema di
gestione informatica dei documenti, in forma abbreviata "sistema"
deve:
a) garantire la sicurezza e l'integrità del
sistema;
b) garantire la corretta e puntuale registrazione
di protocollo dei documenti in entrata e in uscita;
c) fornire informazioni sul collegamento
esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti
dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali;
d) consentire il reperimento delle informazioni
riguardanti i documenti registrati;
e) consentire, in condizioni di sicurezza,
l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel
rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri
soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
f) garantire la corretta organizzazione dei
documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato.
Articolo 53 (R) - Registrazione di protocollo
1. La
registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle
pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle
seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato
automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata
automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in
alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati
in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non
modificabile;
e) data e protocollo del documento ricevuto, se
disponibili;
f) l’impronta del documento informatico, se
trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in
grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non
modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione del
registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni
inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno
stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni
di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con
esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell’operatore,
garantendo la completezza dell’intera operazione di modifica o registrazione
dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica
amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono
specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni
previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.
5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i
documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti
informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i
notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e
altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i
giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a
manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare
dell'amministrazione.
Articolo 54 (R) - Informazioni annullate o
modificate
1. Le
informazioni non modificabili di cui all’articolo 53 lett. a), b), c), d), e)
e f) sono annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le
informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere
sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura.
2. La procedura per indicare l’annullamento riporta,
secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale,
comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie
unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del
provvedimento d'autorizzazione.
Articolo 55 (R) - Segnatura di
protocollo
1. La segnatura
di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del
documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti
il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo
inequivocabile. Le informazioni minime previste sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo il
formato disciplinato all’articolo 57;
b) la data di protocollo;
c) l'identificazione in forma sintetica
dell’amministrazione o dell’area organizzativa individuata ai sensi
dell'articolo 50, comma 4.
2. L’operazione di segnatura di protocollo va
effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo.
3. L'operazione di segnatura di protocollo può
includere il codice identificativo dell’ufficio cui il documento e’
assegnato o il codice dell’ufficio che ha prodotto il documento, l’indice di
classificazione del documento e ogni altra informazione utile o necessaria,
qualora tali informazioni siano disponibili già al momento della registrazione
di protocollo.
4. Quando il documento è indirizzato ad altre
amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti informatici, la
segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di registrazione
del documento.
L'amministrazione che riceve il documento informatico
può utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di
registrazione di protocollo del documento ricevuto.
5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica
Amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono
stabiliti il formato e la struttura delle informazioni associate al documento
informatico ai sensi del comma 4.
Articolo 56 (R) - Operazioni ed
informazioni minime del sistema di gestione informatica dei documenti
1. Le operazioni
di registrazione indicate all’articolo 53 e le operazioni di segnatura di
protocollo di cui all’articolo 55 nonché le operazioni di classificazione
costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di
gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni.
Articolo 57 (R) - Numero di
protocollo
1. Il numero di
protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La
numerazione è rinnovata ogni anno solare.
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SEZIONE II
ACCESSO AI DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI DEL SISTEMA
Articolo 58 (R) - Funzioni
di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
1. L’accesso al sistema da parte degli utenti
appartenenti all'Amministrazione, nonché la ricerca, la visualizzazione e la
stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei documenti sono
disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal responsabile della tenuta
del servizio di cui all’articolo 61.
2. La ricerca delle informazioni del sistema è
effettuata secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di informazioni
registrate. I criteri di selezione possono essere costituiti da espressioni
semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di operatori
logici. Per le informazioni costituite da testi deve essere possibile la
specificazione delle condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di
parole contenute nel testo.
3. Il sistema deve offrire la possibilità di
elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate allo scopo di favorire le
attività di controllo.
Articolo 59 (R) - Accesso esterno
1. Per
l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, possono essere
utilizzate tutte le informazioni del sistema di gestione informatica dei
documenti anche mediante l’impiego di procedure applicative operanti al di
fuori del sistema e strumenti che consentono l’acquisizione diretta delle
informazioni da parte dell’interessato.
2. A tal fine le pubbliche amministrazioni determinano,
nel rispetto delle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei
dati personali, e nell’ambito delle misure organizzative volte ad assicurare
il diritto di accesso ai documenti amministrativi i criteri tecnici ed
organizzativi per l’impiego, anche per via telematica, del sistema di gestione
informatica dei documenti per il reperimento, la visualizzazione e la stampa
delle informazioni e dei documenti.
3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti
che consentono l’acquisizione diretta delle informazioni e dei documenti da
parte dell’interessato, le misure organizzative e le norme tecniche indicate
al comma 2 determinano, altresì, le modalità di identificazione del soggetto
anche mediante l’impiego di strumenti informatici per la firma digitale del
documento informatico, come disciplinati dal presente testo unico.
4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non
appartenenti alla pubblica amministrazione possono utilizzarsi le funzioni di
ricerca e di visualizzazione delle informazioni e dei documenti messe a
disposizione - anche per via telematica - attraverso gli uffici relazioni
col pubblico.
Articolo 60 (R) - Accesso
effettuato dalle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche
amministrazioni che, mediante proprie applicazioni informatiche, accedono al
sistema di gestione informatica dei documenti delle grandi aree organizzative
omogenee di cui al comma 4 dell’articolo 50, adottano le modalità di
interconnessione stabilite nell’ambito delle norme e dei criteri tecnici
emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche
amministrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni che accedono ai sistemi
di gestione informatica dei documenti attraverso la rete unitaria delle
pubbliche amministrazioni utilizzano funzioni minime e comuni di accesso per
ottenere le seguenti informazioni:
a) numero e data di registrazione di protocollo
dei documenti, ottenuti attraverso l’indicazione alternativa o congiunta
dell’oggetto, della data di spedizione, del mittente, del destinatario;
b) numero e data di registrazione di protocollo
del documento ricevuto, ottenuti attraverso l’indicazione della data e del
numero di protocollo attribuiti dall’amministrazione al documento spedito.
3. Ai fini del presente articolo, le pubbliche
amministrazioni provvedono autonomamente, sulla base delle indicazioni fornite
dall’Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione, alla
determinazione dei criteri tecnici ed organizzativi per l’accesso ai documenti
e alle informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti.
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SEZIONE III
TENUTA E CONSERVAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 61 (R) - Servizio per la gestione
informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi
1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per
la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e
degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate
ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della
stessa area organizzativa omogenea.
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un
funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di
professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di
formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.
3. Il servizio svolge i seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per
l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla
consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione
e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del
presente testo unico;
c) garantisce la corretta produzione e la
conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53;
d) cura che le funzionalità del sistema in caso
di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle
attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e
63, in luoghi sicuri differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli
strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo,
di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di
accesso di cui agli articoli 59e 60 e le attività di gestione degli archivi di
cui agli articoli 67, 68 e 69;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui
all’articolo 54;
h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del
presente testo unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati.
Articolo 62 (R) - Procedure di
salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema
1. Il
responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti
dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su
supporto informatico rimovibile.
2. E’ consentito il trasferimento su supporto
informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli
che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili.
A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica
dei documenti dispone, in relazione all’evoluzione delle conoscenze
scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione
delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.
4. Le informazioni relative alla gestione informatica
dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di
organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione
sostitutiva.
Articolo 63 (R) - Registro di
emergenza
1. Il
responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della
gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche
manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri
di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la
normale procedura informatica.
Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la
data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino
della funzionalità del sistema. (R)
2. Qualora l’impossibilità di utilizzare la
procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di
eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può
autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più
di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del
provvedimento di autorizzazione. (R)
3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza
è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate
manualmente. (R)
4. La sequenza numerica utilizzata su un registro
di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque
garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del
sistema documentario dell’area organizzativa omogenea. (R)
5. Le informazioni relative ai documenti
protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando
un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle
funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento
registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema
informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con
il numero utilizzato in emergenza.(R)
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SEZIONE IV
SISTEMA DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
Articolo 64(R) - Sistema di
gestione dei flussi documentali
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine
alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi
automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di rapporto tra costi e
benefici, sulla base delle indicazioni fornite dall’Autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione.
2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali che
includono i procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è finalizzata al
miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle
amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia dell'azione
amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge.
3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali
include il sistema di gestione informatica dei documenti.
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in
modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione
dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti,
definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i documenti,
compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.
Articolo 65 (R) - Requisiti del
sistema per la gestione dei flussi documentali
1. Oltre a
possedere i requisiti indicati all'articolo 52, il sistema per la gestione dei
flussi documentali deve:
a) fornire informazioni sul legame esistente tra
ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso
è associato;
b) consentire il rapido reperimento delle
informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo
responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento;
c) fornire informazioni statistiche sull'attività
dell'ufficio;
d) consentire lo scambio di informazioni con
sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine
di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi.
Articolo 66 (R) - Specificazione
delle informazioni previste dal sistema di gestione dei flussi documentali
1. Le regole
tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste, delle
operazioni di registrazione e del formato dei dati relativi ai sistemi
informatici per la gestione dei flussi documentali sono specificate con decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per
l’informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro della
funzione pubblica.
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SEZIONE V
DISPOSIZIONI SUGLI ARCHIVI
Articolo 67 (R) - Trasferimento
dei documenti all’archivio di deposito
1. Almeno una
volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi
documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie
relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito
presso ciascuna amministrazione. (R)
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando
l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente. (R)
3. Il responsabile del servizio per la gestione dei
flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei
fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito. (R)
Articolo 68 (R) - Disposizioni
per la conservazione degli archivi
1. Il servizio
per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il
piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di
classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione
dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei
documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in materia di
tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni.
2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere
tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e
la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge
sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 69 (R) - Archivi storici
1. I documenti
selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti contestualmente agli
strumenti che ne garantiscono l’accesso, negli Archivi di Stato competenti per
territorio o nella separata sezione di archivio secondo quanto previsto dalle
vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.
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SEZIONE VI
ATTUAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEI SISTEMI
Articolo 70 (R) - Aggiornamenti del sistema
1. Le pubbliche amministrazioni devono assicurare, per
ogni aggiornamento del sistema, il pieno recupero e la riutilizzazione delle
informazioni acquisite con le versioni precedenti.
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CAPO V
CONTROLLI
Articolo 71 (L-R) - Modalità dei
controlli
1. Le
amministrazioni procedenti sono tenute ad effettuare idonei controlli, anche a
campione, e in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi, sulla veridicità
delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47. (R)
2. I controlli riguardanti dichiarazioni
sostitutive di certificazione sono effettuati dall’amministrazione procedente
con le modalità di cui all’articolo 43 consultando direttamente gli archivi
dell’amministrazione certificante ovvero richiedendo alla medesima, anche
attraverso strumenti informatici o telematici, conferma scritta della
corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da questa
custoditi. (R)
3. Qualora le dichiarazioni di cui agli articoli 46
e 47 presentino delle irregolarità o delle omissioni rilevabili d’ufficio,
non costituenti falsità, il funzionario competente a ricevere la documentazione
dà notizia all’interessato di tale irregolarità. Questi è tenuto alla
regolarizzazione o al completamento della dichiarazione; in mancanza il
procedimento non ha seguito. (R)
4. Qualora il controllo riguardi dichiarazioni
sostitutive presentate ai privati che vi consentono di cui all’articolo 2,
l’amministrazione competente per il rilascio della relativa certificazione,
previa definizione di appositi accordi, è tenuta a fornire, su richiesta del
soggetto privato corredata dal consenso del dichiarante, conferma scritta, anche
attraverso l’uso di strumenti informatici o telematici, della corrispondenza
di quanto dichiarato con le risultanze dei dati da essa custoditi. (L)
Articolo 72(R) - Responsabilità
dei controlli
1. Ai fini dei
controlli di cui all’articolo 71 le amministrazione certificanti individuano e
rendono note le misure organizzative adottate per l’efficiente, efficace e
tempestiva esecuzione dei controlli medesimi e le modalità per la loro
esecuzione. (R)
2. La mancata risposta alle richieste di controllo
entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio. (R)
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CAPO VI
SANZIONI
Articolo 73 (L) - ssenza di
responsabilità della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche
amministrazioni e i loro dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa grave, sono
esenti da ogni responsabilità per gli atti emanati, quando l’emanazione sia
conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più
rispondenti a verità, prodotti dall’interessato o da terzi.
Articolo 74 (L-R) - Violazione
dei doveri d’ufficio
1. Costituisce
violazione dei doveri d’ufficio la mancata accettazione delle dichiarazioni
sostitutive di certificazione o di atto di notorietà rese a norma delle
disposizioni del presente testo unico. (L)
2. Costituiscono altresì violazioni dei doveri
d’ufficio:
a) la richiesta di certificati o di atti di
notorietà nei casi in cui, ai sensi dell’articolo 43, ci sia l’obbligo del
dipendente di accettare la dichiarazione sostitutiva; (R)
b) il rifiuto da parte del dipendente addetto
di accettare l’attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante
l’esibizione di un documento di riconoscimento; (R)
c) la richiesta e la produzione, da parte
rispettivamente degli ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari, del
certificato di assistenza al parto ai fini della formazione dell’atto di
nascita. (R)
Articolo 75 (R) - Decadenza dai
benefici
1. Fermo
restando quanto previsto dall'articolo 76, qualora dal controllo di cui
all’articolo 71 emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione,
il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento
emanato sulla base della dichiarazione non veritiera.
Articolo 76 (L) - Norme penali
1. Chiunque
rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso nei casi previsti
dal presente testo unico è punito ai sensi del codice penale e delle leggi
speciali in materia.
2. L'esibizione di un atto contenente dati non più
rispondenti a verità equivale ad uso di atto falso.
3. Le dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli
articoli 46 e 47 e le dichiarazioni rese per conto delle persone indicate
nell'articolo 4, comma 2, sono considerate come fatte a pubblico ufficiale.
4. Se i reati indicati nei commi 1, 2 e 3 sono commessi
per ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o l'autorizzazione all'esercizio
di una professione o arte, il giudice, nei casi più gravi, può applicare
l'interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla professione e arte.
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CAPO VII
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 77 (L-R) - Norme
abrogate
1. Dalla data di
entrata in vigore del presente testo unico sono abrogati: la legge 4 gennaio
1968 n.15; l’articolo 2, comma 15, primo periodo della legge 24 dicembre 1993
n.537; l’articolo 2 commi 3, 4, 7, 9 e 10 e l’articolo 3 commi 1, 4, 5, e 11
come sostituito dall’articolo 2, comma 10 della legge 16 giugno 1998, n. 191,
della legge 15 maggio 1997 n. 127; l’articolo 2, comma 11 della citata legge
16 giugno 1998 n. 191; gli articoli 2 e 3 della legge 24 novembre 2000, n.340;
l’articolo 55, comma 3 della legge 21 novembre 2000, n.342. (L)
2. Sono altresì abrogati: il D.P.R. 10 novembre
1997 n. 513; il D.P.R. 20 ottobre 1998 n. 403; il D.P.R. 20 ottobre 1998, n.
428; i commi 2 e 3 dell’articolo 37 del D.P.R. 30 maggio 1989, n. 223. (R)
Articolo 78 (L-R) - Norme che
rimangono in vigore
1. Dalla data di
entrata in vigore del presente testo unico restano comunque in vigore:
a) tutte le disposizioni legislative e
regolamentari vigenti in materia di trasmissione delle dichiarazioni fiscali e
le disposizioni di cui al decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 109 concernenti
la dichiarazione sostitutiva unica per la determinazione dell’indicatore della
situazione economica equivalente dei soggetti che richiedono prestazioni sociali
agevolate;
b) l’articolo 16 della tabella, allegato B,
annessa al D.P.R.26 ottobre 1972 n.642 in materia di imposta di bollo;
c) gli articoli 18 e 30 della legge 7 agosto 1990
n. 241;
d ) l’articolo 2, comma 15, secondo periodo
della legge 24 dicembre 1993 n.537;
e) le disposizioni in materia di dati personali
di cui alla legge 31 dicembre 1996, n. 675 e ai decreti legislativi adottati in
attuazione delle leggi 31 dicembre 1996, n. 676 e 6 ottobre 1998, n. 344;
f) fino alla loro sostituzione, i regolamenti
ministeriali, le direttive e i decreti ministeriali a contenuto generale, nonché
le regole tecniche già emanate alla data di entrata in vigore del presente
testo unico;
g) tutte le disposizioni legislative in materia
di conservazione di beni archivistici di cui al capo II del d.Lgs. 29 ottobre
1999, n. 490.
2. Per le forze di polizia, restano in vigore, con
riferimento agli articoli 43, comma 4, 59 e 60, le particolari disposizioni di
legge e di regolamento concernenti i trattamenti di dati personali da parte
delle forze dell’ordine, ai sensi dell’articolo 4 legge 31 dicembre 1996, n.
675.
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